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前瞻研讨会 | 会议筹备紧张有序
日期 2016-12-08 10:45   点击:





随着会议逐渐来临,会务工作分为会场、文宣、接待、财务、论文、翻译和志愿者七个小组共40名工作人员全身心投入到会议的筹备中,各项工作也在紧张有序的不断推进,让我们来看看各组的最新进展吧!


论文组


论文组工作繁杂细致,需要耐心和细心,先来汇报一下他们的工作进展~

论文小组已经基本完成了任务,现已进入冲刺阶段。

小组成员分工完成所有来稿论文的排版和分类后,迅速进入紧张地评选;经过评委老师一番筛选和谨慎地品评,论文的一等奖、二等奖、三等奖以及优秀奖纷纷出炉;组长逐一电话邀请论文的获奖嘉宾们作会议发言。论文组已经基本完成了获奖证书的制作工作,共制作58份获奖证书,其中一等奖6份,二等奖10份,三等奖15份,优秀奖23份。

为连续几天对着电脑屏幕工作的帅锅美女们点赞!




财务组


财务组掌管着会议的财政大权,任务繁多,责任重大,需要十二分的谨慎。但财务组的小伙伴们也是火力全开!

目前已制作完成了进度表和预算表,并进行了审批;与会场所在地——西安渭水汤苑签订了服务合同并报学校进行了审批;

现在就只剩后期制作清单和进行报账工作啦!为他们加油!


                                             

接待组&会务组


接待组和会务组的工作结合紧密,一个主外,一个主内。

这两组的成员早已全面投入工作,准备工作正在紧张筹备中,我们来看下他们的任务清单吧

1.为各位专家订往返机票

2.安排酒店住宿

3.安排相应工作人员负责接送机

4.安排工作人员负责专家的参会接待事宜,引领办理入住、退宿等事宜

5.召集参会人员到指定地点照相,安排照相位置,名牌等事宜

6.安排客车接送各组成员、留学生、会议代表等往返会场

目前一切会前准备工作已经基本就位,只等各位嘉宾华丽丽地登场~


                                 

文宣组


宣传工作是整个会议的形象使者。

该组成员目前已经完成了所有会议纪念品的采购工作和讲话稿的撰写工作,同时邀请了中央和地方的十余家新闻媒体届时参会。目前为会议宣传造势的四篇“前瞻研讨会”稿件也已经推出了三篇,剩下一篇敬请大家期待啦~

大家关注已久的会议日程也将在明天隆重推出,会议现场的宣传品也已经制作完毕等待进场安装。

会议当天该组的小伙伴们还要完成全程会议的记录工作,同时将及时向大家推送会议即时要闻,请大家多多关注“交大知识产权”公众账号吧!


志愿者组


志愿者组的前期招聘工作已经告罄。志愿者招聘过程大致如下:

招聘启示发出后共收到34份报名表,资料审核评议之后留下了15位优秀志愿者。负责人征求志愿者各自意愿,参考其专业和工作经历,分别安排至接待、会务、文宣三个组工作。

志愿者们现在正在各自岗位上奋战!任务不息!奋斗不止!



翻译组


翻译组的成员们可都是大牛,不仅专业强,而且个个精通外语~高大上的他们主要的工作任务是什么呢?

翻译各类会议材料,包括会议日程,PPT等·····当然还包括正在翻译的讲话稿~





会议倒计时还有

2天

拥有这么强大的幕后团队

我们的会议还能不成功吗!



研讨会文宣组:张晓萌(志愿者)、张梦竹、刘桢






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